Privacy Policy
We respect your privacy and process personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and applicable Croatian law. This Privacy Policy explains how we collect, use, share, and protect personal data when you use the MOOV mobile application, the MOOV website, and related fitness studio services.
1. Who we are
REFIT j.d.o.o. (Katunarićeva 17, 21000 Split, Croatia, OIB 04203571385), operating the MOOV Mindful Movement studio in Split, is the controller responsible for processing your personal data in connection with the App.
If you have questions about this Privacy Policy or want to exercise your data protection rights, contact us at privacy@moovmindful.com.
2. Personal data we collect
- Identity and contact data: name, email address, phone number, date of birth, address, and an emergency contact you may provide.
- Account data: login credentials (passwords are stored only as secure cryptographic hashes), profile details, optional profile photo and bio, language and display preferences, and notification preferences.
- Studio usage data: class bookings, waitlist entries, attendance records, membership packages and their payment status, and community activity (posts you write on the community board and members you follow). Posts are visible to other studio members; they can be reported to and removed by studio staff.
- Payment records: which package you purchased and whether it has been paid. Payments are settled in person at the studio — the App does not process card payments and never collects or stores card details.
- Signed documents: if the studio requires it, your signed liability waiver (including the signed PDF) and your acceptance of the studio’s terms and conditions, with the date and version accepted.
- Health-related information (optional): injury notes, physical limitations, or other health-related information you choose to share so that training can be tailored to you.
- Device and technical data: a push-notification token for your device (if you enable push notifications), and server logs of security-relevant account actions (e.g. logins and changes), which include IP addresses.
- Communications data: messages the studio sends you and your replies by email.
We do not use third-party analytics, advertising, or tracking SDKs in the App.
3. Why we use your data
- To create and manage your account.
- To let you book, change, and cancel classes or training sessions, and manage waitlists.
- To manage memberships and packages and keep accurate payment records.
- To send service messages — booking confirmations, class reminders, waitlist promotions, cancellation notices, and studio announcements — in-app, by push notification (if enabled), and by email (per your notification preferences, which you can change at any time).
- To keep a record of signed waivers and accepted terms where the studio requires them.
- To provide customer support.
- To keep the App secure and reliable (including security logging and fraud prevention).
- To comply with legal obligations, such as accounting and tax requirements.
- To tailor training sessions and studio services to your needs, including using optional injury or health-related notes you provide.
We do not sell your personal data, and we do not use it for third-party advertising.
4. Legal bases for processing
- Contract: providing the App, bookings, memberships, and studio services you request.
- Legal obligation: accounting, tax, and other record-keeping requirements.
- Legitimate interests: app security, fraud prevention, and service improvement, provided those interests are not overridden by your rights.
- Explicit consent: for processing health-related information (such as injury notes) to tailor training to your needs.
Where processing is based on consent, you may withdraw it at any time without affecting the lawfulness of processing before withdrawal.
5. Health-related information (injury notes)
If you choose to share information about injuries, physical limitations, or other health-related notes, we process it as health data solely to support your training — for example so instructors can adapt exercises to your situation. Access is restricted to studio staff who need it for that purpose.
We process this information only with your explicit consent. Providing it is optional — you can use the App fully without it.
You may withdraw consent and have your health notes removed at any time by contacting us at privacy@moovmindful.com, or by deleting your account (see Section 9), which permanently removes your health notes.
6. Sharing of personal data
- App operator: the App is developed and operated on our behalf by Srlaya Studio (Eindhoven, Netherlands, KVK 42104493), acting as our data processor under a data processing agreement (Art. 28 GDPR).
- Hosting: our server and database are hosted with Render (in the EU — Frankfurt, Germany), with web traffic routed through Cloudflare.
- Push notifications: delivered via Google Firebase Cloud Messaging (and Apple Push Notification service on iOS). These services receive a device token, not your profile.
- Email: service emails are sent through our email provider.
- Professional advisers (such as accountants) and public authorities where legally required.
Where providers process personal data on our behalf, they act under contractual safeguards and only on our instructions. Studio staff see member information only as needed for their role — for example, instructors see the roster and relevant notes for their own classes.
7. International transfers
Our primary hosting is in the European Economic Area. Some providers (e.g. Google Firebase Cloud Messaging, Apple, Cloudflare) may process limited technical data outside the EEA; in those cases we rely on appropriate safeguards such as adequacy decisions or the European Commission’s Standard Contractual Clauses.
8. Data retention
- Account data: for the life of the account.
- Booking and payment records: retained for operational and legal record-keeping, in anonymized form after account deletion (see below).
- Health notes: only while your account is active; deleted when your account is deleted or when you withdraw consent.
- Signed waivers: retained as long as needed for legal record-keeping.
- Security logs: kept for a limited period for security and audit purposes.
When you delete your account (see Section 9), your name, email, phone number, date of birth, address, emergency contact, photo, bio, health notes, and push token are permanently removed. Past booking and payment records are kept in the studio’s books in anonymized form (no longer linked to your identity).
9. Your rights
Subject to GDPR, you have the right to access, correct, delete, restrict, or object to the processing of your personal data; to receive your data in a portable format; to withdraw consent; and to lodge a complaint with a supervisory authority (in Croatia: Agencija za zaštitu osobnih podataka, AZOP — www.azop.hr).
You can delete your account yourself at any time in the App under Account → Delete account. For anything else, contact us at privacy@moovmindful.com.
10. Data security
We implement appropriate technical and organizational measures to protect personal data, including encrypted connections (HTTPS), hashed passwords, role-based access controls (staff only see what their role requires), security logging, and data minimization. We follow data protection by design and by default.
11. Children
The App is intended for studio members aged 16 and over. If you believe a child has provided personal data unlawfully, contact us so we can investigate and take appropriate action.
12. Changes to this Privacy Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. If we make material changes, we will notify users through the App or by email.
13. Contact
privacy@moovmindful.com · REFIT j.d.o.o., Katunarićeva 17, 21000 Split, Croatia.
Pravila privatnosti
Poštujemo vašu privatnost i osobne podatke obrađujemo u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR) i primjenjivim hrvatskim propisima. Ova Pravila privatnosti objašnjavaju kako prikupljamo, koristimo, dijelimo i štitimo osobne podatke kada koristite mobilnu aplikaciju MOOV, web-stranicu MOOV i povezane usluge fitness studija.
1. Tko smo mi
REFIT j.d.o.o. (Katunarićeva 17, 21000 Split, Hrvatska, OIB 04203571385), koji vodi studio MOOV Mindful Movement u Splitu, voditelj je obrade odgovoran za obradu vaših osobnih podataka u vezi s Aplikacijom.
Ako imate pitanja o ovim Pravilima privatnosti ili želite ostvariti svoja prava na zaštitu podataka, obratite nam se na privacy@moovmindful.com.
2. Osobni podaci koje prikupljamo
- Identifikacijski i kontaktni podaci: ime i prezime, e-mail adresa, broj telefona, datum rođenja, adresa te kontakt za hitne slučajeve ako ga navedete.
- Podaci o računu: podaci za prijavu (lozinke se pohranjuju isključivo kao sigurni kriptografski sažeci), podaci profila, neobavezna profilna fotografija i opis, jezične postavke i postavke prikaza te postavke obavijesti.
- Podaci o korištenju studija: rezervacije termina, liste čekanja, evidencija dolazaka, paketi članarina i status njihova plaćanja te aktivnost u zajednici (objave koje napišete na oglasnoj ploči zajednice i članovi koje pratite). Objave su vidljive drugim članovima studija; mogu se prijaviti osoblju studija koje ih može ukloniti.
- Evidencija plaćanja: koji ste paket kupili i je li plaćen. Plaćanja se obavljaju osobno u studiju — Aplikacija ne obrađuje kartična plaćanja i nikada ne prikuplja niti pohranjuje podatke o karticama.
- Potpisani dokumenti: ako to studio zahtijeva, vaša potpisana izjava o odricanju od odgovornosti (uključujući potpisani PDF) i vaše prihvaćanje uvjeta poslovanja studija, s datumom i verzijom prihvaćanja.
- Zdravstveni podaci (neobavezno): bilješke o ozljedama, tjelesnim ograničenjima ili druge zdravstvene informacije koje odlučite podijeliti kako bi se trening prilagodio vama.
- Tehnički podaci i podaci o uređaju: token za push-obavijesti vašeg uređaja (ako omogućite push-obavijesti) te poslužiteljski zapisi sigurnosno relevantnih radnji na računu (npr. prijave i izmjene), koji uključuju IP adrese.
- Podaci o komunikaciji: poruke koje vam studio šalje i vaši odgovori e-poštom.
U Aplikaciji ne koristimo alate trećih strana za analitiku, oglašavanje ni praćenje.
3. Zašto koristimo vaše podatke
- Za izradu i upravljanje vašim računom.
- Kako biste mogli rezervirati, mijenjati i otkazivati termine te koristiti liste čekanja.
- Za upravljanje članarinama i paketima te vođenje točne evidencije plaćanja.
- Za slanje servisnih poruka — potvrda rezervacija, podsjetnika na termine, obavijesti o oslobođenom mjestu, obavijesti o otkazivanju i objava studija — unutar aplikacije, push-obavijestima (ako su omogućene) i e-poštom (prema vašim postavkama obavijesti koje možete promijeniti u bilo kojem trenutku).
- Za vođenje evidencije potpisanih izjava i prihvaćenih uvjeta kada ih studio zahtijeva.
- Za korisničku podršku.
- Za sigurnost i pouzdanost Aplikacije (uključujući sigurnosne zapise i sprječavanje zlouporabe).
- Za ispunjavanje zakonskih obveza, poput računovodstvenih i poreznih propisa.
- Za prilagodbu treninga i usluga studija vašim potrebama, uključujući korištenje neobaveznih bilješki o ozljedama ili zdravlju koje ste naveli.
Vaše osobne podatke ne prodajemo niti ih koristimo za oglašavanje trećih strana.
4. Pravne osnove obrade
- Ugovor: pružanje Aplikacije, rezervacija, članarina i usluga studija koje zatražite.
- Zakonska obveza: računovodstveni, porezni i drugi propisi o vođenju evidencija.
- Legitimni interes: sigurnost aplikacije, sprječavanje zlouporabe i unaprjeđenje usluge, pod uvjetom da nad tim interesima ne prevladavaju vaša prava.
- Izričita privola: za obradu zdravstvenih podataka (poput bilješki o ozljedama) radi prilagodbe treninga vašim potrebama.
Kada se obrada temelji na privoli, možete je povući u bilo kojem trenutku, bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.
5. Zdravstveni podaci (bilješke o ozljedama)
Ako odlučite podijeliti informacije o ozljedama, tjelesnim ograničenjima ili druge zdravstvene bilješke, obrađujemo ih kao zdravstvene podatke isključivo kao podršku vašem treningu — primjerice kako bi instruktori mogli prilagoditi vježbe vašoj situaciji. Pristup je ograničen na osoblje studija kojem je to potrebno u tu svrhu.
Te podatke obrađujemo isključivo uz vašu izričitu privolu. Njihovo davanje je neobavezno — Aplikaciju možete u potpunosti koristiti i bez toga.
Privolu možete povući i zatražiti uklanjanje zdravstvenih bilješki u bilo kojem trenutku javljanjem na privacy@moovmindful.com ili brisanjem svog računa (vidi točku 9.), čime se vaše zdravstvene bilješke trajno uklanjaju.
6. Dijeljenje osobnih podataka
- Operater aplikacije: Aplikaciju u naše ime razvija i održava Srlaya Studio (Eindhoven, Nizozemska, KVK 42104493), koji djeluje kao naš izvršitelj obrade na temelju ugovora o obradi podataka (čl. 28. GDPR-a).
- Hosting: naš poslužitelj i baza podataka nalaze se kod tvrtke Render (u EU — Frankfurt, Njemačka), a web-promet ide preko Cloudflarea.
- Push-obavijesti: isporučuju se putem Google Firebase Cloud Messaginga (i Appleove usluge push-obavijesti na iOS-u). Te usluge primaju token uređaja, a ne vaš profil.
- E-pošta: servisne poruke šalju se putem našeg pružatelja usluge e-pošte.
- Stručni savjetnici (poput računovođa) i javna tijela kada to zakon zahtijeva.
Kada pružatelji usluga obrađuju osobne podatke u naše ime, čine to uz ugovorne mjere zaštite i isključivo prema našim uputama. Osoblje studija vidi podatke članova samo u mjeri potrebnoj za svoju ulogu — primjerice, instruktori vide popis polaznika i relevantne bilješke za vlastite termine.
7. Međunarodni prijenosi
Naš primarni hosting nalazi se u Europskom gospodarskom prostoru. Pojedini pružatelji (npr. Google Firebase Cloud Messaging, Apple, Cloudflare) mogu obrađivati ograničene tehničke podatke izvan EGP-a; u tim se slučajevima oslanjamo na odgovarajuće mjere zaštite, poput odluka o primjerenosti ili standardnih ugovornih klauzula Europske komisije.
8. Čuvanje podataka
- Podaci o računu: dok račun postoji.
- Evidencija rezervacija i plaćanja: čuva se radi poslovnih i zakonskih evidencija, u anonimiziranom obliku nakon brisanja računa (vidi dolje).
- Zdravstvene bilješke: samo dok je vaš račun aktivan; brišu se brisanjem računa ili povlačenjem privole.
- Potpisane izjave: čuvaju se koliko je potrebno za zakonsku evidenciju.
- Sigurnosni zapisi: čuvaju se ograničeno vrijeme u sigurnosne i revizijske svrhe.
Kada izbrišete svoj račun (vidi točku 9.), vaše ime, e-mail, broj telefona, datum rođenja, adresa, kontakt za hitne slučajeve, fotografija, opis, zdravstvene bilješke i push-token trajno se uklanjaju. Prošle rezervacije i evidencija plaćanja ostaju u poslovnim knjigama studija u anonimiziranom obliku (više nisu povezani s vašim identitetom).
9. Vaša prava
U skladu s GDPR-om imate pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade i prigovor na obradu svojih osobnih podataka; pravo na prenosivost podataka; pravo na povlačenje privole; te pravo na pritužbu nadzornom tijelu (u Hrvatskoj: Agencija za zaštitu osobnih podataka, AZOP — www.azop.hr).
Svoj račun možete sami izbrisati u bilo kojem trenutku u Aplikaciji pod Moj račun → Obriši račun. Za sve ostalo obratite nam se na privacy@moovmindful.com.
10. Sigurnost podataka
Primjenjujemo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite osobnih podataka, uključujući šifrirane veze (HTTPS), kriptografski zaštićene lozinke, kontrolu pristupa prema ulogama (osoblje vidi samo ono što njihova uloga zahtijeva), sigurnosne zapise i minimizaciju podataka. Slijedimo načela tehničke i integrirane zaštite podataka.
11. Djeca
Aplikacija je namijenjena članovima studija u dobi od 16 i više godina. Ako smatrate da je dijete nezakonito dalo osobne podatke, obratite nam se kako bismo to istražili i poduzeli odgovarajuće mjere.
12. Izmjene ovih Pravila privatnosti
Ova Pravila privatnosti možemo povremeno ažurirati. O bitnim izmjenama obavijestit ćemo korisnike putem Aplikacije ili e-poštom.
13. Kontakt
privacy@moovmindful.com · REFIT j.d.o.o., Katunarićeva 17, 21000 Split, Hrvatska.